Le Capability Gap, ou les attentes impatientes

Au moment de fixer mes objectifs pour cette année et lors de la rédaction de ma feuille de route, j’ai conclu avec moi-même le pacte solennel de rédiger un article de blog par semaine tout au long de 2024 avec 4 cartes joker soit un mois potentiel de pause. Je trouve ça ambitieux mais honnête, ça accompagne mon envie de donner plus de place à l’écriture dans ma vie et mon ambition d’exercer ma discipline de diverses manières.

Idéalement, et certainement un peu naïvement, j’imaginais parvenir à maintenir 2 à 4 articles d’avance pour ne jamais me retrouver un mercredi à faire la course à mon clavier. Et pourtant me voilà, mercredi 10h00 à entamer mon processus d’écriture. J’ai été malade, je n’avais pas d’avance. Pire, je n’ai pas pu en prendre. Je me fais sourire car je ne cesse de répéter à mes amies d’être douces avec elles-mêmes, surtout face aux imprévus. Encore une histoire de cordonniers et de chaussures très mal en point…

 

Cette situation m’a permis de choisir assez vite le sujet sur lequel écrire. En plein hiver, après une accélération de fin d’année qui prend souvent des airs d’apocalypse, c’est là que nous tombons malades, que nous sommes épuisé·es et que les “drames” se produisent. Cet article est dédié à celles et ceux pour qui ralentir est un supplice venu tout droit des enfers, ils sont souvent les victimes d’une astigmatie d’un genre bien particulier : celle qui déforme les contours de leur propre situation.

Qu’est-ce que le capability gap ?

Si vous me connaissez depuis un moment, vous savez qu’une des rares newsletters qui est depuis plusieurs années dans mes bonnes grâces est celle qu’envoie toutes les semaines Sahil Bloom (en anglais). Début décembre j’y lisais sa présentation du “capability gap” et je consignais le mail dans mon dossier “very good ones” où s’entassent les meilleures newsletters que je reçois, auxquelles je reviens régulièrement. Je vous parlerai un jour de mon arc en ciel de classement d’email – une oeuvre d’art.

Le capability gap c’est un écart de capacité en français dans le texte, ça sonne beaucoup moins bien je sais (c’est ce même constat qui nourrit ma maladie des anglicismes et fait de moi cette petite blonde mi-adorable mi-détestable qui s’exprime en franglais sans aucun scrupule). Il s’agit de l’écart relatif entre notre capacité à faire quelque chose et notre potentiel dans la réalisation de cette tâche – oui très clair dit comme ça (non).


Je retente, c’est l’écart entre : 

  • ce que vous pensez pouvoir faire
  • ce que vous êtes effectivement capable de faire à l’instant t

Et pour tout un tas de raisons, nous avons la fâcheuse habitude de sous-estimer le premier et de surestimer le second. Comme l’explique Bloom, nous pensons donc avoir un capability gap très petit quand en réalité il peut avoir des allures de Grand Canyon.

Avoir le Grand Canyon en guise de capability gap c’est laisser une trop grande marge d’erreur s’installer dans nos vies – et nos business. C’est un angle mort qui peut avoir des conséquences désastreuses sur vos décisions et vos stratégies les plus importantes. Pour réduire cet écart il va falloir faire preuve de courage et de discipline mais également de réalisme et d’honnêteté. 

Identifier une lacune demande beaucoup de sagesse et bien souvent un grand coup de pouce (coup de pied aux fesses ?) d’une tierce partie (qui nous veut du bien).

Rendons à César ce qui lui revient, le concept de capability gap est celui de Nick Saban un coach de football américain réputé pour son exigence et son intrensigeance, voici ce qu’il dit :

« We oftentimes talk about what someone’s potential is, but I think to put it in better terms… the Capability Gap is what you’re capable of relative to what you’re doing… if you understand the truth about that, you can actually take information that can help you close that gap. »

Dompter ses attentes pour ne pas en devenir esclave

Vous allez me trouver très originale si je vous dis que ça sonne mieux en anglais ? 

Manage your expectations, or they will manage you.
C’est la clé pour se défaire de tout un tas de problèmes. C’est pourquoi j’ai pris le parti de développer cette partie généreusement (je vous dis gentiment de vous accrocher, c’est un peu long).

Faire l’inventaire

Vous allez vite comprendre en me lisant régulièrement que je suis comme une vieille dame, j’ai mes marottes. La connaissance de soi fait partie de mes favorites. Mi-yoda mi-disque rayé, je réponds aux questionnements de mes client·e·s et de mes ami·e·s avec des suggestions d’exercices qui ont souvent (presque toujours) le même but : améliorer sa connaissance de soi. 

Dans le cas qui nous intéresse aujourd’hui il est important de bien connaître ses qualités, ses compétences et ses appétences pour pouvoir évaluer avec précision et justesse ses capacités. Ça vous semble élémentaire ? 

Combien de tâches élémentaires négligeons nous en nous disant que nous connaissons déjà les résultats ? 

Croyez-moi, beaucoup trop. Les situations évoluent et nous continuons à nous persuader que nous n’avons plus besoin d’effectuer les tâches en question, ce qui nous amène à commettre des erreurs qui auraient pu être très simplement évitées. 

Je vous invite donc à prendre le temps lorsque vous évaluez votre capability gap de bien cerner vos “capabilities”.

Pour éviter de faire n’importe quoi et de manquer cruellement d’objectivité je vous recommande fortement de soudoyer une personne fiable avec de la bonne nourriture (ou tout autre pot-de-vin adapté à ses goûts, si vous vous adressez à moi un bon repas fera l’affaire), et de lui demander d’être votre garde-fou. Soyons honnêtes quand il s’agit de chanter nos propres louanges les missels semblent avoir été mis à la diète depuis un moment. C’est là que la personne pleine de bon sens, et d’un délicieux repas, entre en scène pour vous sonner les cloches. Cet acolyte aura pour rôle de mentionner les qualités et compétences que vous possédez mais avez oublié de mentionner, il remettra les barre sûr les t, les points sur les i et … on s’arrêtera là.
C’est important de vous entourez de personnes qui seront capables de faire ce travail avec vous : vous assurer que vous ne vous jugez pas trop durement et que vous êtes pleinement conscient·e·s de vos atouts et de vos faiblesses. Ces personnes qui pointent du doigt le bon et le mauvais sont à garder précieusement à vos côtés

Souvenez-vous : trouvez des personnes qui vous encensent quand vous réussissez sera toujours simple, mais parvenir à s’entourer de personnes honnêtes et franches qui vous diront, quoi qu’il arrive, quand vous êtes à côté de la plaque, c’est un peu plus délicat.

Être réaliste

En matière d’attente, il est un sujet inévitable : celui de la lucidité. Que ce soit pour faire l’inventaire de vos capacités ou bien lorsqu’il va falloir établir lesdites attentes.
Prenons l’exemple criant de mon organisation quotidienne. J’utilise depuis presque deux mois une feuille de route qui découle de mes objectifs annuels et qui me permet de piloter mon entreprise sans perdre de vue mes objectifs stratégiques (merci Héloïse). Cet outil m’amène à organiser chacune de mes semaines avec des tâches que je répartis sur l’ensemble des jours de la semaine. Ça ressemble à s’y méprendre à une bonne vieille to-do list (croyez-moi, c’est bien mieux).
J’ai fait le constat – suite à une remarque de mon compagnon – que je ne faisais jamais TOUT ce qu’il y a de prévu dans ma journée. Chaque soir, même rengaine, je me morfonds devant les 3 tâches passées aux oubliettes de ma journées. Jusqu’à ce que la question fatidique tombe “est-ce que tu ne mettrais pas trop de trucs dans tes journées ?”.
Je me souviens m’être sentie honteuse, démasquée même. C’était tellement évident que je n’avais même pas pensé à cela. Je suis la professionnelle pour charger ma journée comme si elle avait une durée totale de 72h00. Mon déni de réalité nourrissait ma croyance “je ne suis pas assez productive” donc “je suis nulle” donc … je vous laisse imaginer la suite.

Je pense que l’exemple est assez parlant. 

Lorsque vous énoncez des attentes – à votre égard ou à celui de votre entourage (professionnel ou non) – gardez les pieds sur terre ! 

  • Reportez vous à l’inventaire de vos capacités (et aux remarques des personnes de confiance)
  • Évaluez votre entourage, en gestion de projet on parle des parties prenantes. Qui est impliqué dans le projet, à quelle hauteur, quels sont ses intérêts, ses attentes, les risques et les opportunités que cette partie prenante représente ? 
  • Évaluez l’environnement dans lequel vous souhaitez mener à bien votre projet. Est-il stable ou non ?  À nouveau, quelles opportunités et quels risques présente-t-il ?

Plus vous serez réaliste dans cette étape d’observation et plus vous serez précis dans votre appréhension de votre capability gap. 

Lorsqu’il est question de ne pas se laisser emporter par ses attentes ou même se faire duper par elles, je suis persuadée que la précision chirurgicale et l’analyse en détail de la situation à la manière d’un·e chef·fe de projet qui dirige la construction d’un A380 sont essentielles. 

Fun fact : en gestion de projet on crée un document (le product breakdown structure) qui découpe le produit jusqu’à sa plus petite pièce pour démarrer et croyez moi c’est un document qui donne le vertige (je vous montre – avec un vélo parce qu’avec l’avion on en a pour un moment).

On allouera ensuite à chaque partie, du travail, puis des ressources, etc. J’ai passé mon master sur le sujet, je ne vais pas vous en faire faire le tour en 10 minutes de lecture…

Ce que je veux vous montrer c’est que la méticulosité du découpage permet de limiter les incertitudes et donc les attentes irréalistes qui sont les graines de vos déceptions futures.

Apprendre la patience

Pour conclure sur le sujet des attentes et de leur gestion, je suis obligée d’enfiler mon costume de Mère Castor et de vous raconter une histoire. Ou permettez-moi plutôt de citer un certain Monsieur de La Fontaine : 

Rien ne sert de courir ; il faut partir à point.
Le Lièvre et la Tortue en sont un témoignage.
(…) À la fin, quand il vit
Que l’autre touchait presque au bout de la carrière, 
Il partit comme un trait ; mais les élans qu’il fit
Furent vains : la Tortue arriva la première.
Eh bien, lui cria-t-elle, avais-je pas raison ?
De quoi vous sert votre vitesse ?
Moi l’emporter ! et que serait-ce
Si vous portiez une maison ?

Nous connaissons tous·tes la morale de cette fable. Elle parle des efforts lents et continus, de la sagesse de celui qui sait son potentiel et agit en conséquence, de l’importance de rester humble également.

Je ne reviendrais pas sur le sujet de la discipline, vous pouvez pour cela lire ceci. Je voudrais insister aujourd’hui sur la patience et l’importance de s’en armer quand il est question d’objectifs chers à notre cœur. Parfois notre impatience entache notre vision de la situation et participe à créer l’illusion qui rend nos attentes inaccessibles. 

Nous vivons dans une société où tout va vite, où la gratification immédiate est reine et où tout est fait pour stimuler notre besoin de reconnaissance. Tout est fait pour nous montrer qu’il nous manque quelque chose dans le but de nous le vendre par la suite, c’est le principe de notre économie : 

  • Je te vends ce que j’ai que tu n’as pas. Basique, simple
  • Tu me vends ce que je n’ai pas. Simple, basique. 

(C’est bon vous l’avez dans la tête ?)

Ainsi, la patience est une denrée rare et pas si simple à cultiver. Car tout est mis en œuvre pour nous faire croire que nous serons plus heureux sans elle, à tel point que même la pleine conscience (par essence à l’opposé du consumérisme de masse) est devenue un produit phare sur notre marché (le marché du bien-être est presque aussi conséquent que celui des produits pharmaceutiques).
Alors il va falloir redoubler d’effort pour cultiver le goût de l’attente, le goût de l’effort, et la – si durement acquise – patience. Car aujourd’hui, malgré les success stories cousues de fil blanc qui inondent les réseaux sociaux, la réalité derrière le storytelling c’est que les entreprises qui réussissent, qui sont rentables, et qui ne mettent pas la clé sous la porte sont celles qui sont stratégiques et qui ne lâchent pas l’affaire. La capacité à persévérer, à s’adapter, à faire face à l’adversité, est certainement responsable de plus d’accomplissement que les “éclairs de génie” et autres “recettes miracles”. Je ne dis pas qu’il n’existe pas des personnes hors du commun, talentueuses, douées de qualité qui surpassent monsieur et madame tout le monde. Je dis juste que l’espérance de vie d’une entreprise en France est de 3 ans et que ce n’est pas qu’une question de contexte économique, d’expérience personnelle je vous assure que c’est une affaire qui va bien au-delà de cela qui nous pousse à ne pas rendre le tablier.

Je pense avoir fait le tour du propriétaire de comment garder vos attentes à leur juste place. Je conclurai en vous rappelant l’importance de célébrer vos accomplissements et pour ce faire de suivre ce qu’il se passe ! 

Voyons comment s’assurer que par la suite tout ne parte pas à vau-l’eau. 

Time to deliver

L’entrée en scène des Key Performance Indicators (aka les KPIs)

Nul besoin de souffler, je n’ai vraiment pas prémédité ce déballage de gestion de projet. D’ailleurs, quand j’ai étudié les KPIs à l’école il n’était pas sexy sur les réseaux sociaux et on s’accordait tous·tes à ne pas les ranger dans la catégories “trucs cools”.

Et pourtant me voilà presque dix ans plus tard sur le point de vous vanter leurs mérites. Pas par souci de tendance mais plutôt par nécessité. 

Une fois les attentes clarifiées et ajustées, il va falloir être capable d’évaluer clairement ce que vous produisez. C’est le seul moyen de mesurer la taille de votre capability gap

Pour mesurer clairement ce que vous produisez il vous faudra des indicateurs de performance. Il n’est pas forcément question de tenir un excel ultra complexe pour ce faire, il va seulement falloir choisir comment vous pouvez, à un instant t, mesurer votre niveau de performance et donc évaluer l’écart entre la réalité et vos attentes. Plus l’écart est réduit, plus votre capability gap est petit et mieux c’est ! Oui l’objectif est de réduire l’écart au maximum si ce n’était pas clair jusqu’ici. 

Si toutefois vous constatez que votre performance est inférieure à ce que vous espériez pour des raisons qui peuvent être variées : imprévus, erreurs de parcours, mauvaises prédictions, par exemple. Alors vous pouvez prendre des mesures pour corriger cela sans passer par la case auto-flagellation (on reviendra sur ce point).

Je ne développe pas volontairement tous les indicateurs possibles et imaginables ici, je leur dédierai un article dans un futur proche.

Les archives

Les archives ne sont pas destinées à mourir oubliées dans un dossier jamais ouvert sur votre ordinateur. 

Relisez cette phrase si nécessaire.

 

Tenir à jour une archive bien documentée de vos échecs est la ressource la plus utile que vous puissiez créer pour votre futur. Ne nous contentons pas de dire “c’est nos échecs qui nous ont fait réussir”, utilisons-les vraiment !

Il faut savoir qu’en gestion de projet on aime les “logs”, ce sont des petites bêtes dans lesquelles on consigne tout. L’économie de la connaissance (vaste sujet) c’est savoir comment on traite l’information dans une organisation, comment on la capture et on l’exploite au mieux (entre autres). Quand on gère un projet on a donc un  log dédié aux erreurs, un autre dédié aux trucs abandonnés en cours de route (et pleins d’autres logs que je passe ici sous silence), qu’on va étudier pour de futurs projets ou au passage à une nouvelle itération du développement du projet en cours par exemple.
Je vous propose d’avoir la même chose pour pouvoir réduire votre capability gap. À nouveau, il n’est pas nécessaire de créer des usines à gaz. Mais plutôt de prendre le temps à l’instant de l’écart pour le répertorier et l’analyser. 


Imaginez : vous partez en weekend avec des ami·es, certains trucs sont supers mais d’autres vous ennuient. Prenez le temps dès votre retour de noter ces petits désagréments : auriez-vous eu besoin d’une chambre individuelle ? Peut-être n’aimez-vous pas partager votre salle de bain ? Est-ce une question d’activité ? Notez comment vous vous sentez et ce qui aurait pu faire que la situation se déroule différemment (restez le plus réaliste possible, souvenez-vous de ce qu’on a dit au début de cet article).

Si vous prenez l’habitude de faire cela régulièrement et avec sérieux, ça pourra faire une vraie différence dans la gestion stratégique de vos projets (et de votre vie).
Prenez des notes quand vous y êtes et pas trop longtemps après pour ne pas souffrir des biais cognitifs qui ternissent nos souvenirs des situations pénibles (le cerveau est bien fait mais on a tendance à privilégier les bons souvenirs).

 

L’objectif n’est pas de créer des montagnes d’information que vous allez empiler et ne jamais vraiment mettre à profit, mais bien de prendre le problème dans l’autre sens. 

  • Prenez un projet, dans un contexte professionnel ou personnel, pour lequel vous vous êtes dit récemment que ça n’avance pas comme vous le souhaitez (vous l’avez certainement dit avec une forme un peu moins sympa de type “je suis nul·le”). 
  • Rappelez-vous de votre objectif et observez si vos attentes sont réalistes. Demandez de l’aide si vous sentez que vous flanchez.
  • Observez ce que vous produisez actuellement par rapport à ce que vous devriez produire (le verbe produire peut ne pas être le plus adapté selon ce que vous avez choisi, dans ce cas adaptez-le). Ce faisant, notez ce qui vous fait défaut – directement en termes de produit (ce que vous n’avez pas réalisé à ce jour).
  • Observez et listez les étapes permettant de réaliser le “produit” manquant.
  • Pour chaque étape, qu’est-ce qui vous a fait défaut ? Est-ce facilement corrigible ? Comment ?
  • Si vous bloquez sur le comment, reportez vous à vos archives, il y aura peut être dedans une situation similaire de laquelle vous pourrez tirer une solution pertinente. Si vous n’avez rien dans vos archives, allez mettre le nez dans celles des autres. C’est malgré tout plus agréable d’apprendre des erreurs qu’on n’a pas commises ! 

 

Vous voilà muni d’un début de plan pour “bridge the gap”, et parvenir à l’objectif tant convoité d’un capability gap restreint !

Restreindre cet écart vous permettra d’améliorer votre taux de réussite et votre estime de vous-même, ce qui vous mettra d’office dans un cercle vertueux. Ça vaut tout de même la peine de se pencher sur le sujet.

La compassion comme outil de résilience

Je conclurai cet article en prenant le temps, comme promis à plusieurs reprises d’insister sur la nécessité de faire preuve non seulement de lucidité mais surtout d’indulgence. Nous vivons une époque où nos performances sont associées à notre valeur, grâce à de merveilleux raccourcis. Il est donc fondamental de travailler sur votre estime de vous, car croyez-en ma vieille expérience (bon ma vieillissante expérience), personne ne le fera pour vous !

Je voudrais vous parler d’un questionnaire qui vous permet d’évaluer le niveau de “self-compassion” dont vous faites preuve, il a été élaboré par Kristin Neff, qui travaille en collaboration avec Brené Brown (que j’admire de manière déraisonnable). Elle a écrit un livre du même nom que je vous recommande également. 

Le questionnaire


Je ne vais pas m’étendre autour du questionnaire je vous invite vraiment à prendre le temps de le faire, il permet de regarder honnêtement le degré avec lequel nous pouvons parfois être violent·e avec nous-même. Le but n’est pas de remettre une couche de culpabilité sur le tout mais plutôt de voir l’ensemble avec un oeil neuf et plus juste. 

Car je ne pense pas qu’on puisse évaluer ses performances et ses capacités correctement si l’on est incapable d’avoir de la compassion pour soi-même.

Je vous rassure tout de suite, je ne vais pas vous proposer de justifier le moindre écart par la nécessité d’être indulgent avec soi-même. Loin de moi cette idée. Je refuse que la compassion soit la porte ouverte à la complaisance et à la médiocrité. Il n’est pas question d’abaisser drastiquement son niveau d’exigence, il est en revanche très utile de comprendre que s’évertuer à maintenir la barre trop haut est le meilleur moyen d’être en échec perpétuel. Reconnaître les comportements d’autosabotage est important pour les déjouer. Sachez que celui-ci est un de mes petits favoris. Je me fixe toujours des objectifs énormes, je me donne toujours un but clairement inaccessible (en tout cas dans le laps de temps choisi ou avec les moyens à ma disposition) puis je me prouve par a + b que je suis une immense ratée qui a, comme prévu, lamentablement échoué. 

Comment déjouer cela ? L’entourage qui vous martèle le crâne quand vous décidez d’aller sur la lune en bicyclette et que votre BFF n’est pas E.T. Mais aussi les garde-fous évoqués précédemment : les archives, les vérifications, les analyses sérieuses, les KPIs…

La compassion est, à mon humble avis, un outil puissant s’il est bien utilisé. Elle peut être le moteur de la résilience nécessaire à ne pas baisser les bras et faire partie des “happy few” qui réussissent. Alliée là à une bonne dose de bon sens et deux cuillères à soupe de patience pour un résultat optimal ! 

Je donnerai le mot de la fin à Charlie Munger qui nous a quitté il y a peu : 

“It’s remarkable how much long-term advantage people like us have gotten by trying to be consistently not stupid, instead of trying to be very intelligent.”

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