Quand déléguer ?

J’ai repoussé le moment d’écrire sur le fait de déléguer car c’est un thème qui touche directement mes intérêts en tant que professionnelle indépendante. Je n’ai pas non plus envie d’ajouter du bruit inutile à la conversation sur un sujet qui me semble déjà bien traité. Seulement, il y a quelques temps, j’ai été particulièrement agacée par les discours tenus autour du sujet de déléguer certaines missions. Une freelance demandait sur Threads des avis par rapport au fait de déléguer, la quasi totalité des réponses reçues étaient de l’ordre du copier-coller d’idées qui me hérissent le poil. Je vous résume l’essence des propos puis vous explique pourquoi j’ai grincé des dents.

  • Il faut déléguer sans prévoir la trésorerie, puisque le temps libéré va permettre de générer plus de chiffre d’affaire (CA)
  • Il faut investir de l’argent pour développer son business, sans cela impossible de faire grandir son entreprise 
  • Plus tôt on délègue, plus on a de chances de réussir (sans précision de ce que la réussite implique évidemment)
  • Pas besoin de déléguer il y a l’intelligence artificielle (IA)

Le point commun de toutes ces réponses : elles ne prennent à AUCUN moment en compte le freelance à qui on délègue. On va y revenir en détail mais n’est-ce pas la base que d’établir une relation de confiance avec ses prestataires ? Notamment en les payant en temps et en heure et en respectant le cadre fixé avec eux. Si vous déléguez sans prévoir, donc sans avoir la trésorerie et les ressources pour le faire, comment assurez-vous une collaboration sereine à vos prestataires ?

 

Je suis excédée par les discours qui traitent les prises de décisions stratégiques essentielles d’une entreprise comme des sujets qui ne méritent pas plus de réflexions que cela. Mon neveu  de 3 ans met plus d’application dans le choix de son cadeau à la pêche aux canards que les pseudo professionnels qui donnent leur avis partout sur les réseaux sociaux dans leurs décisions stratégiques…

Je ne vais pas revenir sur le point qui consiste à penser que faire croître son CA est le seul moyen de faire grandir son entreprise, je vous recommande cet article et ce livre pour réfléchir plus avant sur ce sujet de croissance. Concernant l’IA, je pense qu’il est grand temps qu’on considère le sujet avec un peu plus de jugeote que simplement crier sur les toits qu’elle peut créer tous nos contenus à notre place. Je pense que, bien utilisée, l’IA est un atout pour certains domaines et certaines tâches mais par pitié cessons de penser qu’elle peut intégralement remplacer nos expertises. Je ne suis pas experte sur ce sujet, je garderai donc la formulation d’une opinion pour plus tard. 

J’insiste sur le fait qu’il y a des différences entre le fait de déléguer quand on est manager dans une équipe et le choix de faire appel à quelqu’un pour une mission ponctuelle ou récurrente quand on est à la tête de son entreprise. Les motivations ne sont pas les mêmes et les enjeux non plus.
En revanche je pense que si vous êtes solopreneur ou bien à la tête d’une TPE/PME, le recours à l’externalisation de certaines tâches soulèvent des enjeux assez similaires. C’est de cette situation dont je parlerai par la suite.

Enfiler des perles

Je voulais démarrer en prenant l’exemple d’une créatrice de bijoux. Je fais le choix de l’exemple d’une personne qui crée des produits physiques et pas d’un prestataire de service volontairement. Je pense que cela mettra en avant mon point plus facilement.
Notre créatrice commence seule à créer ses bijoux, elle élabore ses collections, prend les photos elle-même, travaille sa ligne éditoriale, prépare du contenu pour promouvoir ses produits sur les réseaux sociaux, elle crée même sa boutique en ligne seule. Quelques mois plus tard, les ventes commencent à bien fonctionner et elle se retrouve à avoir de plus en plus de commandes. Elle ne prend pas vraiment de plaisir à passer du temps sur les réseaux sociaux, son site internet lui semble ne pas être totalement à la hauteur de ce qu’elle souhaiterait et elle aurait besoin de photos produits bien plus qualitatives.

Quand vous lisez ça, vous vous dites qu’il faut un photographe, un community manager et un webdesigner à notre créatrice.
Il est donc l’heure pour elle de déléguer ?
Je vais vous faire une réponse de normand comme dirait mon grand-père : ça dépend.

 

Tout dépend de : 

  • son chiffre d’affaire
  • ses charges fixes
  • la structure des coûts de ses produits
  • la rentabilité de son entreprise
  • sa rémunération, effective et souhaitée
  • ses priorités stratégiques : acquisition de nouveaux clients, création de nouvelles collections, vente en ligne uniquement ou développement du canal retail, etc.

Oui ça fait beaucoup de variables à prendre en compte.
Et bien quand vous vous demandez s’ il est temps pour vous d’externaliser une prestation, qu’elle soit ponctuelle ou récurrente * spoiler alert * ça va vous demander de vous creuser un peu les méninges.

Je vous propose donc de passer en revue les différentes étapes pour externaliser de manière stratégique et rentable. C’est tout de même le but d’une entreprise la rentabilité, avec d’autres choses certes, mais vous n’avez pas lancé un business pour ne pas gagner d’argent, sinon il y a une structure dédiée en France : les associations à but non lucratif (c’est comme le Port Salut, vous connaissez la suite).

Le bon moment

J’ai essayé de créer une matrice pour déterminer s’il est temps pour vous de déléguer, l’idée c’est de faire le tour des contraintes et des opportunités que présente le projet d’externalisation. 

Tour d’horizon

Commençons par le commencement : comment ça se passe pour vous en ce moment?

Il me semble essentiel avant de déléguer de bien être au clair avec votre situation actuelle, voici quelques pistes : 

  • Évaluez votre charge de travail honnêtement : 
    • projets en cours et temporalité des projets
    • tâches récurrentes qui permettent le bon fonctionnement de votre entreprise : administratif, mais aussi gestion de vos clients/commandes/ventes, communication, logistique, et tout ce qui fait partie de votre quotidien de manière incompressible
    • temps nécessaire pour votre vie privée : hobbies, enfants, amis, couple, famille, self care

Lorsque vous faites ce travail soyez honnête et ne vous auto flagellez pas, le seul moyen de résoudre un problème est de l’affronter avec le plus de sincérité possible. Pour chaque tâche, évaluez le temps dédié à l’exécution de la tâche, la difficulté de la tâche et son importance stratégique sur une échelle de 1 à 10 (10 étant les tâches vitales à votre entreprise où vous êtes responsable de la majorité de la valeur ajoutée, en somme sans vous c’est très compliqué d’obtenir le même résultat).

  • Évaluez vos ressources honnêtement : 
    • quel est l’état de votre trésorerie actuellement ?
    • que dit votre prévisionnel pour les mois à venir ?

Ce point est très important, tenir à jour votre suivi financier va vous permettre de déterminer le budget que vous pouvez allouer à vos projets. Et donc à une potentielle mission externalisée.
Si vous ne tenez pas à jour votre suivi financier, il est temps de vous y mettre. Suivez vos entrées, vos sorties, vos coûts fixes et votre facturation. Vous pourrez évaluer au mieux comment vous rémunérer et investir dans votre business sans naviguer à vue.

Périmètre

Une fois que vous avez correctement fait le tour de votre situation, vous allez pouvoir déterminer deux choses importantes : 

  • les endroits stratégiques où vous avez besoin d’investir,
  • le budget à votre disposition.

Pour ce qui concerne les endroits où investir, il existe différents cas de figure : 

  • les tâches récurrentes, et relativement chronophages, à faible valeur stratégique,
  • les tâches récurrentes à forte valeur stratégique,
  • les évènements ponctuels à faible valeur stratégique,
  • les événements ponctuels à forte valeur stratégique.

Tout ceci se sépare ensuite dans le spectre de vos compétences, des tâches où vous apportez le plus de valeur car vous y êtes expert et celles où vous nagez un peu en eaux troubles (et perdez donc du temps pour un résultat médiocre).

Lorsque vous avez identifié la ou les tâches qui nécessitent une aide extérieure il vous faudra alors : 

  • définir le périmètre de la mission,
  • trouver un prestataire de confiance
  • budgéter la mission, et économiser en amont si nécessaire.

Contrat

Une fois que vous aurez trouvé la perle rare pour vous aider il vous restera à fixer ensemble les termes du contrat. Votre prestataire vous exposera ses conditions incluant délais, tarif et détails de sa façon de procéder. Avoir un contrat vous permettra à vous comme à lui de rester protégé en cas de problème ou d’imprévu.
Vous n’êtes pas tenu de signer un contrat mais je vous le recommande fortement, cela facilite la situation en cas de désaccord, d’impayé ou d’autres désagréments qui malheureusement peuvent arriver.

Ne pas se précipiter

Je pense qu’il ne tient qu’à vous de choisir s’il est temps pour vous de déléguer certaines missions. 

Mon métier est d’être une de celles à qui on délègue des tâches importantes stratégiquement et opérationnellement. Jamais je ne pousserai un client, ou un potentiel client à travailler avec moi s’ il y a un risque que cela nuise à la santé financière de son projet ou bien que cela bouscule trop l’équilibre de l’organisation.

Il est essentiel de prévoir l’externalisation par souci de sécurité pour votre business mais aussi par respect pour les prestataires à qui vous vous adressez. 

Ne vous laissez pas emporter par l’euphorie et la tendance à “prendre une assistante virtuelle” parce que vous pourrez ainsi “vous concentrer pour développer votre CA”. Prenez quelqu’un quand vous en avez vraiment besoin et les moyens, soyez stratégiques et disciplinés dans ces choix qui peuvent vous porter préjudice s’ils sont fait à la légère.

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